Beratung digitale Archivierung
Beratung digitale Archivierung
Ihr Weg zur digitalen Archivierung von Unternehmensunterlagen
Unser Leben verändert sich ständig – es stehen immer neue Herausforderungen an, die wir meistern müssen. Eine Beispiel für eine aktuelle Änderung, die viele Arbeitnehmer trifft, ist das verstärkte Arbeiten im Home-Office. Hierbei ist es wichtig, dass Unternehmen es den Mitarbeitern so leicht wie möglich machen, von zuhause aus zu arbeiten. Es ist z.B. sehr anstrengend und aufwendig Ordner voller Dokumente vom Büro ins Home-Office mitzunehmen. Dies führt dazu, dass Informationen nicht auffindbar sind oder diese dann mehrfach an verschiedenen Ablageorten vorhanden sind.
Die Einführung eines Dokumentenmanagements bzw. eines digitalen, revisionssicheren Archives ermöglicht es Dokumente elektronisch in Datenbanken zu verwalten und verhilft Ihnen zu einem reibungslosen Arbeitsplatzwechsel ohne Unterlagen mitnehmen oder lange danach suchen zu müssen.
Durch die Reduzierung des vorhandenen Papierarchivs sparen Sie Kosten und Platz, finden Ihre Dokumente garantiert schnell und müssen auch keine Kopien oder Ausdrucke mehr machen – Sie haben alle Dokumente auf Ihrem Rechner, Notebook oder auch Smartphone sofort zur Hand.
Ein weiterer positiver Aspekt, den der Einsatz eines DMS mit sich bringt, ist die Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, da diese Orts unabhängig auf alle Dokumente zugreifen können und somit Kundenanfragen, Aufträge usw. auch schneller bearbeiten können. Die Zusammenarbeit im Team wird durch die transparenten Workflows und einer wachsenden Onlinewissensdatenbank im Unternehmen wesentlich erleichtert, da alle Unterlagen zentral abgelegt sind und alle zuständigen Kollegen Zugriff darauf haben.
Um die Datensicherheit und den Datenschutz müssen Sie sich ebenso wenig Sorgen machen, da es eine strikte Rechte- und Benutzerverwaltung, sowie eine genaue Protokollierung und Versionierung gibt.