Nuance AutoStore

AutoStore

Erfassen, Verarbeiten oder Verteilen von Dokumenten – ob Papier oder elektronisch

AutoStore ist eine serverbasierte Anwendung, die die Erfassung und die sichere Weiterleitung von Dokumenten in Papierform und in elektronischer Form an Unternehmensanwendungen steuert. Sie eignet sich ideal für Unternehmen jeder Größe, die die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten vermeiden möchten. Ob Sie Rechnungen, Forderungen, Bewerbungen oder andere Formulare bearbeiten, AutoStore kann die Kosten Ihrer dokumentenbasierten Geschäftsprozesse durch Automatisierung senken, die betriebliche Effizienz erhöhen, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften sicherstellen.

AutoStore nutzt Ihre vorhandene Infrastruktur und erfasst Informationen aus Ihren Multifunktionsgeräten, Smartphones, E-Mails, Faxservern, gemeinsam genutzten/öffentlichen Ordnern, von FTP-Sites, aus Microsoft® Office®-Anwendungen, von Computern sowie aus XML-Datenströmen und anderen Quellen. Die erfassten Informationen werden anschließend anhand des zuvor festgelegten Workflows Ihres Unternehmens verarbeitet. Gescannte Bilder werden aufbereitet, um die Lesbarkeit zu verbessern, Text kann in bearbeitbare elektronische Daten umgewandelt werden und Barcodes können gelesen werden. Somit erhalten Sie umfangreiche Daten, die zum späteren Abruf genutzt werden können.

So hilft Ihnen AutoStore gescannte Daten effizienter zu verarbeiten

Die neue Dimension der Dokumentenerfassung

Erfassung

Führen Sie Dokumentenströme in Papierform und in elektronischer Form zu einheitlichen Prozessen zusammen. Ob Desktop PCs, Netzwerkscanner, Smartphones, oder Kopierer - mit AutoStore erfassen Sie sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dokumente aus nahezu beliebigen Quellen. AutoStore arbeitet mit den Kopierern, Scannern und MFPs aller führenden Anbieter zusammen und funktioniert auf allen Plattformen stets auf dieselbe Weise. Mit AutoStore ist der Austausch eines Geräts oder die Einführung eines neuen Geräts so einfach wie das Anschließen des Geräts am Netzwerk.

Verarbeitung

Mit AutoStore verarbeiten Sie alle Arten von Dokumenten einschließlich Bildern und Formularen. Wandeln Sie diese in eine Vielzahl von Formaten wie Text, durchsuchbare PDFs oder Word® um. Funktionen zur Bildaufbereitung ermöglichen die Verbesserung der Qualität von Dokumenten. Nutzen Sie Texterkennung, Barcodes, Bildverwaltung, Dokumentenservices und Dokumentumwandlung, um die Intelligenz Ihres Netzwerks zu erhöhen.

Verteilung

Mit AutoStore können Sie Dokumente unmittelbar an ein oder mehrere Ziele, beispielsweise Computer, Faxanwendungen, Branchenanwendungen, E-Mail-Empfänger, FTP-Sites, Netzwerkordner und Archive sowie Dokumentenmanagementsysteme leiten.

Steigern Sie Ihre Effizienz

Umfangreiche Funktionalitäten zur Umwandlung von Informationen auf Papier in digitale Form beinhaltet

Arbeitet mit allen großen Anbietern zusammen

Mit AutoStore ist der Austausch eines Geräts oder die Einführung eines neuen Geräts so einfach wie das Anschließen des Geräts am Netzwerk. Sie können einen anderen Kopierer oder Scanner einsetzen, der Ihre Anforderungen am besten erfüllt, ohne zu einer anderen Technologie für den Erfassungs-Workflow wechseln müssen.

Über 40 verfügbare Backend-Konnektoren

AutoStore verwendet Backend-Konnektoren für die nahtlose Integration in verbreitete Unternehmensanwendungen, um als leistungsfähiges Unternehmenstool für die Verwaltung von Inhalten zu dienen, das Ergebnisse liefert. Unsere Konnektoren sind kostenlos verfügbar und werden direkt durch NSi unterstützt und gepflegt.

Integrierter LDAP-Konnektor

Am Display des Multifunktionsgerätes können Sie die Kontaktliste Ihres Unternehmens bequem durchsuchen, um den Empfänger auszuwählen, dem Sie eine E-Mail senden möchten. Treffen Sie Ihre Wahl, und bestätigen Sie einfach, um für eine oder mehrere Personen zu scannen. Tippen Sie einfach die Anfangsbuchstaben des Empfängers ein, und AutoStore generiert mittels automatischer Adresssuche eine Auswahl in der Domäne.

Erkennung von 1D/2D-Barcodes

AutoStore kann Dokumente auf Basis der Informationen verteilen und indexieren, die in einem auf dem Dokument aufgedruckten Barcode enthalten sind, sowie Dokumente bei Vorhandensein eines Barcodes trennen. Dadurch können fehleranfällige Routineaufgaben wie die Benennung, die Zusammenfassung, das Teilen, die Ablage und die Indexierung gescannter Dokumente mithilfe der in den Dokumenten enthaltenen 1D/2D-Barcodes automatisiert werden.

Bidirektionale Datenbankabfragen

Durchsuchen Sie auf einfache Weise Datenbanken, und rufen Sie Datenbankinformationen zur Anzeige auf dem MFD-Display ab. Aufgrund der Datenbankabfragefunktion startet der Eintrag eines Werts in einem Indexfeld eine Datenbankabfrage, um andere Felder automatisch zu füllen. Auf diese Weise wird die Indexierung beschleunigt und gleichzeitig die Genauigkeit erhöht.

Erfassung von Dokumenten aus beliebigen Quellen

Führen Sie Geschäftsaktivitäten in Papierform und in elektronischer Form zu einem einheitlichen Prozess zusammen. AutoStore erfasst Dokumente von Geräten und Digitalkopierern sowie Inhalte von Smartphones, E-Mails und Faxen, Netzwerkordnern, FTPSites, Microsoft Office Anwendungen, Computern, Webclients, XML‑Datenströmen und anderen Quellen.

PDF- und PDF/A-Unterstützung

Scannen Sie Ihre Dokumente, und wandeln Sie sie in durchsuchbare PDF- oder PDF/ADokumente um, um in den PDF-Dokumenten problemlos nach exakten Informationen suchen zu können.

MRC-PDF-Komprimierung

Vermeiden Sie aufgeblähte Dateien schon im ersten Schritt, indem Sie automatisch eine bis auf ein Zehntel der ursprünglichen Dateigröße komprimierte PDF-Datei erstellen. So verringern Sie den Speicherbedarf und erreichen eine minimale Belastung langsamer Mailserver und begrenzter Bandbreiten.

Bildverarbeitung

Klare Bilder sind die unabdingbare Voraussetzung für jeden Bilderfassungs-Workflow. AutoStore verfügt über eine Sammlung hochentwickelter leistungsstarker Bildverarbeitungsfunktionen, mit denen Artefakte und Mängel wie Lochstellen, Verzerrungen, Außenränder, Staubflecken und andere Fehler aus gescannten Dokumenten entfernt werden können.

Browse-to-Scan am MFP-Display

Verwenden Sie die Browse-to-Scan-Funktion am Display des Multifunktionssystems, um zu einem beliebigen, für den Zugriff freigegebenen Windows-Netzwerkordner oder einer beliebigen zugänglichen Dokumentenbibliothek von Microsoft® SharePoint® zu gelangen. Nachdem Sie das Ziel ausgewählt haben, werden Ihre Dokumente an dieses Ziel weitergeleitet.

Weiterleitung an SharePoint

Scannen Sie direkt in Microsoft® SharePoint®. Ihre Dokumente können als durchsuchbare PDF-Dateien oder in den Standarddateiformaten von Microsoft® Office® gespeichert werden, so dass Sie sie mit einer einfachen Suche in SharePoint abrufen können. Die SharePoint-URL des Dokuments kann auch automatisch an Sie übermittelt werden, um einen leicht zugänglichen Link für die zukünftige Verwendung bereitzustellen

Erfassung von beliebigen E-Mail-Konten

Erfassen Sie E-Mails und andere Dokumente unmittelbar bei ihrem Eintreffen im Unternehmen, und wandeln Sie sie in verarbeitbare digitale Informationen um, einschließlich Kopf, Textkörper und allen Anhängen. Anschließend können die Daten zur sofortigen entsprechenden Verarbeitung an Geschäftsanwendungen oder zum Zweck der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien (Corporate Compliance) an ein Archiv weitergeleitet werden.

Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck

Leiten Sie Ihre Dokumente auf Knopfdruck gleichzeitig an mehrere Personen oder an mehrere Backend-Systeme weiter. Erstellen Sie spezielle Scan-Workflows, und verknüpfen Sie sie mit den anpassbaren Schnelltasten am MFP-Display, um die Verteilung von Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen und anderen zeitkritischen Dokumenten zu automatisieren und auf diese Weise die interne Kommunikation zu rationalisieren, das Risiko manueller Fehler zu reduzieren und die aufwändige Nachbearbeitung zu vermeiden.

Send to eMail (An E-Mail-Adresse senden)

Senden Sie gescannte Dokumente auf Knopfdruck direkt an eine E-Mail-Adresse. Wählen Sie den richtigen Workflow aus, geben Sie die erforderlichen Einzelheiten ein, und AutoStore scannt das Dokument, wandelt es in das Format Ihrer Wahl um (Beispiel: durchsuchbare PDF-Datei) und hängt es an eine E-Mail an. Senden Sie es an sich selbst oder an mehrere Personen. Nachdem das Dokument gesendet wurde, kann eine Kopie der E-Mail in der Liste gesendeter Objekte in Ihrem Postfach gespeichert werden.

Individuell angepasste Scanmenüs

Nachdem der Benutzer authentifiziert wurde, werden individuell angepasste Scanmenüs angezeigt, die speziell für einzelne Personen oder Abteilungen festgelegt werden können. Die Oberfläche des MFP-Displays kann mithilfe benutzerdefinierter Symbole und Bezeichnungen erweitert werden, um die Workflow-Vorgänge auf dem Bildschirm exakt darzustellen.

Unterstützung für Open XML-Dokumente

Jetzt können Sie ganz einfach Papiervorlagen in die neueste Version von Word® (*.docx), Excel® (*.xlsx) oder PowerPoint® (*.pptx) scannen und als exakte, ordnungsgemäß formatierte und bearbeitbare Office-Dokumente speichern.

Ihre Vorteile mit AutoStore

Nahtlose Einbindung in diverse Systeme, Unterstützung verschiedenster Eingangsmedien, Steigern der Produktivität

Automatisierung von Geschäftsprozessen bei der Datenerfassung
Steigern der Produktivität, Reduzierung von Fehlern, schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente, garantierte Einhaltung von Richtlinien (Complaince)
Einfache Indizierung von Daten
Schnellere Verfügbarkeit der Daten bei der Suche, hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglicht eine einfache Indizierung, bestehende Ressourcen bei MFP-Systeme werden durch die Bedienfeldeingabe besser genutzt, geringere Fehlerrate durch Benutzerführung am MFP-Display
Flexible und einfache Administration
Individuelle Gestaltung von Prozessen, geringer Schulungsaufwand bei der Administration, schnelle Umsetzung von Prozessänderungen
Modularität und Skalierbarkeit der Autostore Anwendung
Investitionsschutz für zukünftige Unternehmensentwicklungen, individuelle Erweiterungen möglich, Lösung wächst mit den Anforderungen

Erfassen von Geschäftsdaten aus unterschiedlichsten Quellen
Hoher Investitionsschutz durch die Verwendung bestehender Anwendungen, bessere Auslastung bestehender MFP-Systeme, hohe Anwenderakzeptanz durch Nutzung vorhandener Hard-/Software
Dezentrale Erfassung von Daten
Effizientere Erfassung durch Spezialisten, weniger Nachbearbeitung, Personalressourcen werden besser genutzt
Digitalisierung von gedruckten Dokumenten
Schnellere Verfügbarkeit von Informationen, geringere Archivierungskosten durch Verwendung eines DMS, einfachere Zugriffsteuerung bei elektronischen Daten

Mehrwert für Ihr Unternehmen

Rund um Software bietet Ihnen Grasenhiller eine große Auswahl an Services, die einen echten Nutzen für Ihr Geschäft darstellen

Analyse und Beratung

Optimale Prozesse erfordern optimale Lösungen. Wir analysieren Ihren Bedarf und planen zukunftssichere Lösungen, die optimal auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind.

Schulungen

Vertiefen Sie Ihr Know-how und punkten Sie in Ihrem Unternehmen mit neuen Fertigkeiten. Unser umfassendes Angebot an Softwareschulungen und Workshops hilft Ihnen, das Potenzial Ihrer Software-Lösungen voll auszuschöpfen.

Integration

Unsere Software-Lösungen helfen Ihnen Geschäftsprozesse zu automatisieren. Sie tragen dazu bei, Ihr Unternehmen vom Wettbewerb abzuheben, die richtigen Produkte und Services bereitzustellen, Projekte besser zu managen und Ihre Kundenbeziehungen auszubauen.

Wartung & Betreuung

Zeit ist Geld und Ausfallzeit ist teuer. Sichern Sie den fehlerfreien Betrieb Ihrer Software mit den bewährten Wartungs- und Betreuungsverträgen von Grasenhiller.

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